DNS-Setup für Inhouse-Absender

1. Warum das wichtig ist

Moderne Mail-Provider (Gmail, Outlook, GMX) filtern jede Mail nach drei technischen Signalen:

• SPF (Sender Policy Framework) — Wer darf in deinem Namen senden?
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) — Kryptographische Signatur pro Mail.
• DMARC (Domain-based Message Authentication) — Policy was bei Fehler passieren soll.

Ohne die drei Signale auf deiner Domain landen Outreach-Mails direkt im Spam — selbst wenn der Inhalt perfekt ist. Mit korrektem Setup: >95 % Inbox-Rate.

2. Was du brauchst

• Zugriff auf die DNS-Verwaltung deiner Domain (IONOS / Strato / GoDaddy / Namecheap / Route 53 / Cloudflare)
• Die genauen DNS-Werte aus dem Resend-Dashboard — siehe Schritt 3
• 15–30 Minuten Zeit, plus max. 24 h Propagations-Wartezeit

3. Schritt-für-Schritt

1. Resend-Dashboard öffnen
   Im Outreach-Agent-Team-Account deinen Domain hinzufügen: Domains → Add Domain → deine-firma.de
2. DNS-Werte kopieren
   Resend zeigt dir die exakten Werte an — typischerweise 3–4 Einträge. Format siehe Tabelle unten.
3. Bei deinem DNS-Provider einfügen
   Je nach Anbieter: „DNS-Verwaltung", „Zonenverwaltung" oder „Domain-Einstellungen". Neue Einträge erstellen, Typ + Name + Wert jeweils übernehmen.
4. Warten auf Propagation
   Die Änderungen brauchen je nach Provider 10 Min bis 24 h. Der Resend-Status wechselt von „Pending" auf „Verified" sobald es greift.
5. Test-Send
   Sobald Resend „Verified" zeigt, führt Outreach Agent automatisch einen Selbsttest durch und schreibt ins Log: [Resend] domain verified, ready for production

4. DNS-Einträge im Überblick

Wichtig: Die tatsächlichen Werte kommen aus dem Resend-Dashboard (jede Domain bekommt individuelle DKIM-Schlüssel). Die folgende Tabelle zeigt die Struktur.

MX-Record nur setzen wenn Antworten direkt im Agent verarbeitet werden sollen. Falls du eine eigene Mailbox (Gmail/Workspace/mailbox.org) auf der Domain hast, zeigt MX auf deren Mail-Server — Weiterleitung konfigurierst du dort.

5. Hast du schon andere Mail-Dienste auf der Domain?

Wenn du bereits Google Workspace, Microsoft 365 oder ähnliches nutzt:

• SPF-Record erweitern, nicht überschreiben! Beispiel für Kombination:
  v=spf1 include:_spf.google.com include:amazonses.com ~all
• DKIM ist kein Konflikt — jeder Service hat einen eigenen ._domainkey-Selector.
• DMARC existiert nur einmal pro Domain — die existierende Policy kann bleiben (p=none / p=quarantine), sie wirkt für alle Sender gleich.

6. Troubleshooting

„Pending"-Status bleibt stehen

• Prüfe die Einträge mit einem DNS-Tool: dig TXT deine-firma.de oder mxtoolbox.com
• Groß-/Kleinschreibung egal, aber Tippfehler bei CNAME-Targets sind die häufigste Ursache
• Manche Provider trennen automatisch mit Anführungszeichen — die nicht mit kopieren

Mails landen trotz „Verified" im Spam

• Erste 1–2 Wochen: Warm-Up-Mode aktiv, das ist normal
• Prüfe in den Headern der Test-Mail: dkim=pass, spf=pass, dmarc=pass müssen alle drei da sein
• DMARC-Report-Mail an die rua=-Adresse zeigt Probleme an

DMARC-Upgrade von p=none auf p=quarantine

Nach 4–6 Wochen produktivem Versand und sauberen DMARC-Reports empfohlen. Schützt deine Domain vor Spoofing durch Dritte.

7. Alternative: Agentur-Modus (ohne DNS-Setup)

Wenn du keine DNS-Kontrolle hast oder erstmal schnell starten willst, gehen die Mails alternativ über unsere zentrale Domain (outreach.stellwerkagents.com) mit deinem Namen im Absender und Reply-To auf deine bestehende Email. Details siehe outreach.stellwerkagents.com/docs → Absender-Modi.